BÜROÜBERSICHT ABWESENHEITEN · KURZANLEITUNG
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WAS DAS IST
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Ein kleines Werkzeug, um Abwesenheiten im Büro zu erfassen und übersichtlich
darzustellen (Tag, Woche, Monat, Jahr). Es zeigt Konflikte an, kennt die
Feiertage und die Schulferien in Berlin und Brandenburg und lässt sich drucken.

Das Ganze ist eine einzige Datei: bueroabwesenheiten.html. Sie läuft vollständig
im Browser, ohne Server und ohne Internet, und sendet nichts nach außen.


ÖFFNEN
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Die Datei bueroabwesenheiten.html per Doppelklick öffnen. Sie geht in Ihrem
Browser auf (Edge, Chrome, Firefox). Eine Internetseite öffnet sich nicht, alles
bleibt auf Ihrem Gerät.


WO LIEGEN DIE DATEN? (WICHTIG FÜR DIE WEITERGABE)
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Zum Laufen brauchen Sie nur die HTML-Datei. Eine Datenbank steckt nicht dahinter.

Ihre Eingaben speichert der Browser automatisch, aber nur auf diesem Computer in
diesem Browser (technisch: im localStorage). Diese Eingaben landen nicht in der
HTML-Datei und wandern deshalb auch nicht mit, wenn Sie die Datei weiterleiten.

Damit die Daten dauerhaft und übertragbar bleiben, gibt es die Excel-Datei
abwesenheiten-daten.xlsx. Sie ist der eigentliche Datenspeicher, und es gibt zwei
Wege, wie Ihre Eingaben dort landen.

In jedem Browser sichern Sie den Stand unten über „Excel speichern (.xlsx)". Mit
„Excel laden" holen Sie ihn zurück. Die Excel wächst also, sobald Sie speichern.

In Edge und Chrome geht es bequemer. Sie verknüpfen die Excel-Datei einmal fest
(siehe unten), danach schreibt das Werkzeug jede Änderung von selbst hinein und
Sie müssen nicht mehr an das Speichern denken.

Für die Weitergabe zählt der Unterschied. Leiten Sie nur die HTML-Datei weiter,
bekommt der Empfänger ein funktionierendes, aber leeres Werkzeug. Das ist richtig,
wenn jede Stelle ihre eigene Übersicht führt. Wollen Sie ausgefüllte Daten
mitgeben, schicken Sie HTML-Datei und abwesenheiten-daten.xlsx zusammen, und der
Empfänger öffnet die HTML-Datei und lädt die Excel über „Excel laden" oder
verknüpft sie.


DATEN ERFASSEN
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Im Kasten „Erfassung" auf „+ Eintrag hinzufügen" klicken. Die neue Zeile erscheint
oben. Füllen Sie sie aus: Stellenzeichen, Art (Urlaub, Fortbildung, Dienstreise,
Krankheit, Sonstiges, Gleitzeit), Von, Bis, Bemerkung. Das Datum über den Kalender
auswählen.

Ein neuer Eintrag ist zuerst ein Entwurf und zählt noch nicht. Erst wenn Sie in der
Zeile auf „Bestätigen" klicken, fließt er in die Ansichten, die Konfliktprüfung und
das Guthaben ein. Ändern Sie einen bestätigten Eintrag später, wird er wieder zum
Entwurf und muss neu bestätigt werden, damit sich gezählte Daten nicht unbemerkt
verschieben.

Eine gelb markierte Zeile ist unvollständig oder hat „Von" nach „Bis" und lässt
sich erst bestätigen, wenn Stellenzeichen, Von und Bis stimmen. Eine rot markierte
Zeile überschneidet sich mit einer anderen Zeile desselben Stellenzeichens
(Doppelerfassung).


ANSICHTEN
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Oben zwischen Tabelle, Tag, Woche, Monat und Jahr umschalten. Mit den Pfeilen
‹ und › oder „heute" blättern Sie durch die Zeit. Mehrtägige Abwesenheiten
laufen im Kalender als durchgehende Balken. Bei Urlaub bekommt jedes Stellenzeichen
eine eigene Balkenfarbe, damit sich mehrere Urlaube auseinanderhalten lassen. Die
anderen Arten behalten ihre feste Farbe je Art, das Kürzel im Balken nennt die Art
zusätzlich. Ein rot umrandeter Tag ist ein Konflikt (mindestens so viele gleichzeitig
Abwesende wie in der Schwelle oben eingestellt). Ein Klick auf eine Tageszahl öffnet
den Tag, ein Klick auf einen Monatsnamen in der Jahresansicht öffnet den Monat.

Über „Kalender-Land" schalten Sie zwischen Berlin und Brandenburg um (das ändert
Feiertage und Schulferien). Über „Filter Stellenzeichen" zeigen Sie nur
bestimmte Zeichen.


GUTHABEN JE STELLENZEICHEN
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Für jedes Stellenzeichen können Sie ein Urlaubs- und ein Gleitzeitguthaben in Tagen
eintragen. Das Werkzeug zieht davon die bestätigten Arbeitstage der jeweiligen Art
ab und zeigt den Rest. Wochenenden und Feiertage des gewählten Landes zählt es dabei
nicht mit. Reicht das Guthaben nicht, wird der Rest rot dargestellt.

Nur bestätigte Einträge werden abgezogen, Entwürfe bleiben außen vor. Die Guthaben
bleiben im Browser gespeichert und wandern als eigenes Blatt „Guthaben" in der
Excel-Datei mit.


DRUCKEN
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Auf „Drucken …" klicken, im Fenster die gewünschte Fassung wählen (aktueller
Tag, Monat, Jahr oder komplett) und drucken. Der Ausdruck ist immer hell, auch
wenn der Bildschirm im Dunkelmodus läuft.

Monats- und Jahresübersicht sind für A3 quer gebaut, die Tagesübersicht für A4
hoch und der Komplettausdruck für A4 quer. Das Fenster nennt bei jeder Fassung
das passende Format. Stellen Sie es im Druckdialog Ihres Browsers auch wirklich
ein, weil der Browser sonst den größeren Bogen auf A4 herunterrechnet und die
Schrift zu klein zum Lesen wird.

Unten auf jedem Blatt stehen eine fortlaufende Fassungsnummer, der Stand der
Daten und der Zeitpunkt des Ausdrucks. Damit erkennen Sie an einem Ausdruck auf
dem Tisch, ob er noch aktuell ist.


DARSTELLUNG HELL / DUNKEL
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Oben rechts unter „Darstellung" wählen Sie Hell, Dunkel oder System (folgt der
Einstellung Ihres Betriebssystems). Die Wahl bleibt beim nächsten Öffnen
erhalten.


EXCEL: DATENDATEI, VORLAGE, VERKNÜPFUNG
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Es gibt zwei Excel-Dateien mit verschiedenen Aufgaben. Die abwesenheiten-daten.xlsx
ist Ihre wachsende Arbeitstabelle, in die das Werkzeug lädt und speichert. Über
„Leere Vorlage (.xlsx)" bekommen Sie zusätzlich eine blattgeschützte
Zuarbeit-Vorlage, in der nur die Eingabefelder beschreibbar sind, damit mehrere
Personen sauber zuarbeiten und Sie die ausgefüllten Tabellen anschließend über
„Excel laden" einsammeln.

Die feste Verknüpfung gibt es nur in Edge und Chrome. Über „Excel verknüpfen …"
wählen Sie die abwesenheiten-daten.xlsx aus oder legen sie neu an, und der
Browser fragt einmal nach der Schreiberlaubnis. Danach schreibt das Werkzeug jede
Änderung von selbst in diese Datei zurück, und die Zeile darunter nennt Dateiname
und Zeitpunkt des letzten Schreibens. In Firefox fehlt diese Möglichkeit, dort
bleibt es beim Speichern und Laden von Hand.

Beim nächsten Öffnen verbindet sich das Werkzeug so weit wie möglich von selbst
wieder mit der zuletzt gewählten Datei. Steht die Schreiberlaubnis noch, liest es
die Datei ohne Ihr Zutun ein. Verlangt der Browser die Erlaubnis erneut, genügt
ein Klick auf „Excel wieder verbinden". Solange keine Verbindung steht, sehen Sie
weiter Ihren zuletzt im Browser gespeicherten Stand, leer ist das Werkzeug also
nie.

Eine Grenze bleibt. Die Erlaubnis gilt je Sitzung, und ob sich die Verbindung
über einen Neustart des Browsers hinweg merkt, hängt davon ab, ob Ihr Browser das
beim Öffnen per Doppelklick zulässt. Im Zweifel verbinden Sie die Datei mit einem
Klick neu, Ihre Daten bleiben dabei erhalten.


DATENSCHUTZ
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Alle Daten bleiben auf Ihrem Gerät. Das Werkzeug arbeitet vollständig offline,
sendet nichts nach außen und lädt nichts aus dem Netz nach.
