Nach diesem Modul können Sie:
Bei der Auswahl eines KI-Tools für die Verwaltung geht es nicht nur um Funktionsumfang. Achten Sie auf diese fünf Dimensionen:
Wenn ein Anbieter nicht in der Lage ist, den Trainingsdaten-Ursprung zu dokumentieren oder einen AVV zu liefern, ist das System für den Einsatz mit öffentlichen Daten in Deutschland ungeeignet – unabhängig davon, wie gut es funktioniert.
Vor dem Start jedes KI-Pilotprojekts sollten folgende Punkte geprüft sein:
Ein PoC sollte klein, schnell und messbar sein. Idealerweise:
Ein PoC beweist nicht, dass das System perfekt ist – er beweist nur, dass es für diesen Datensatz in diesem begrenzten Rahmen funktioniert. Ein erfolgreicher PoC ist keine Freifahrt für den vollen Rollout.
Jede Entscheidung für ein KI-System sollte transparent dokumentiert sein. Eine einfache Matrix hilft:
Wenn das KI-System morgen ausfällt oder „quatscht“ – haben Sie einen manuellen Prozess, der den Betrieb aufrechterhält? Wenn nein: Das System ist noch nicht reif für den produktiven Einsatz.
Ein KI-System wählt man nicht nach dem schönsten Vertriebsversprechen, sondern nach Compliance, nachweisbarem Nutzen und einem belastbaren Fallback. Entscheidend ist, wer die Auswahl verantwortet und wie groß der Bedarf wirklich ist. Wählen Sie oben Ihre Ebene für ein passendes Beispiel.
Eine Senatsverwaltung prüft ein KI-System, das später in mehreren nachgeordneten Behörden eingesetzt werden soll. Hier zählt nicht nur die Einzelbehörden-Sicht, sondern die strategische Frage nach Interoperabilität, Vergaberecht und einer landesweiten Datenschutz-Folgenabschätzung. Ein Proof-of-Concept in einer Pilotbehörde liefert die Entscheidungsgrundlage, bevor ein Rahmenvertrag geschlossen wird. Die Auswahl ist eine Steuerungsentscheidung, keine reine IT-Beschaffung.
Ein Bezirksamt vergleicht zwei Anbieter für ein Assistenzsystem im Bürgerservice. Wichtig ist die Frage, ob das System in die bestehende IT-Landschaft des Bezirks passt und ob der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Serverstandort bietet. Ein vierwöchiger Testbetrieb mit echten, aber anonymisierten Anfragen zeigt, ob die versprochene Zeitersparnis im Alltag wirklich eintritt. Der Personalrat wird früh eingebunden.
Ein Landesamt evaluiert ein Fachsystem mit KI-Komponente für die Antragsprüfung. Da hier viele gleichartige Vorgänge anfallen, lohnt sich eine harte Nutzenmessung: Bearbeitungszeit pro Vorgang vorher und nachher, Fehlerquote, Quote der Fälle, die doch manuell nachgeprüft werden müssen. Eine hohe Nachprüfquote entwertet den Nutzen. Der Anbieter muss die Funktionsweise so erklären, dass die Fachaufsicht sie nachvollziehen kann.
Eine Gemeinde mit knappen Ressourcen prüft ein günstiges KI-Werkzeug. Hier ist die Nutzen-Risiko-Abwägung besonders nüchtern zu führen. Lohnt sich der Aufwand für Einführung, Schulung und Datenschutzprüfung bei der tatsächlichen Fallzahl? Oft ist die ehrliche Antwort, klein anzufangen oder auf eine interkommunale Lösung zu warten, statt allein ein System zu beschaffen, das niemand pflegen kann.
Eine Stadtverwaltung evaluiert einen KI-Chatbot für das städtische Serviceportal. Neben Compliance zählt die Frage nach dem Fallback: Was passiert, wenn der Chatbot eine falsche Auskunft gibt oder ausfällt? Ein klar erreichbarer menschlicher Kanal muss erhalten bleiben. Im Proof-of-Concept wird gemessen, wie oft der Chatbot korrekt antwortet und wie oft Bürger doch zur Sachbearbeitung weitergeleitet werden müssen.
Entwurf, fachliche Prüfung steht aus (ggf. Content-Review SenASGIVA). Die Beispiele richten sich nach der oben oder im Lernpfad gewählten Verwaltungsebene.
Wie nutzen Sie KI in Ihrer Behörde zu diesem Thema? Teilen Sie Erfahrungen, stellen Sie Fragen — anonym oder mit E-Mail. Kommentare liegen auf eigenen Servern (DSGVO-konform).