GPM-Grundbegriffe und Prozesslandkarte
Lernziele
Nach Abschluss dieses Moduls kannst du:
- die drei Prozessebenen Kernprozess, Unterstützungsprozess und Managementprozess unterscheiden und an einem Verwaltungsbeispiel zuordnen.
- den Zweck einer Prozesslandkarte in eigenen Worten beschreiben.
- den Geschäftsverteilungsplan (GVP) als Quelle für Vorgangszuordnungen erläutern.
- die eigene Stelle in der Prozesslandkarte und im GVP verorten.
Warum das zählt
Wer Prozesse in einer Verwaltung erhebt, braucht ein gemeinsames Ordnungssystem. Sonst entstehen Doppelarbeiten, weil mehrere Stellen denselben Vorgang bearbeiten, oder Lücken, weil keiner sich zuständig fühlt. Die Prozesslandkarte zeigt auf einen Blick, welche Abläufe eine Behörde trägt. Der Geschäftsverteilungsplan ordnet jeden Vorgang einer konkreten Stelle zu. Beide Dokumente bilden das Gerüst für die Erhebung.
Inhalt
Geschäftsprozessmanagement, kurz GPM, ist die planmäßige Steuerung und Verbesserung der Abläufe einer Organisation. In der Verwaltung geht es darum, Verwaltungsverfahren und interne Arbeitsabläufe so zu gestalten, dass sie rechtssicher, nachvollziehbar und wirtschaftlich bleiben.
Prozesse lassen sich auf drei Ebenen ordnen. Kernprozesse erbringen die eigentliche Verwaltungsleistung gegenüber Bürgerinnen, Bürgern, Unternehmen und anderen Stellen, etwa die Bearbeitung einer Baugenehmigung, die Auszahlung von Wohngeld oder die Anmeldung eines Wohnsitzes. Unterstützungsprozesse halten den Betrieb am Laufen, etwa Personalverwaltung, Haushaltswesen und IT. Managementprozesse steuern die Organisation, etwa Strategie und Berichtswesen.
Die Prozesslandkarte ist die grafische Übersicht aller Prozesse einer Organisation. Sie zeigt Kern-, Unterstützungs- und Managementprozesse als Kacheln mit nummerierten Endungen für die Teilprozesse. Sie beantwortet drei Fragen, was die Behörde tut, wer mitwirkt und wo die Prozesse verankert sind. Für die Erhebung ist sie der Einstieg, um den Ablauf einzuordnen.
Der Geschäftsverteilungsplan, kurz GVP, ist die formale Zuordnung von Aufgaben zu Organisationseinheiten und Stellen. Er regelt, welche Sachbearbeitung welchen Vorgang bearbeitet, welche Vertretung greift und wer abschließend zeichnet. Der GVP ist die operative Quelle für die Frage, an welcher Stelle ein Vorgang entsteht, weiterläuft und endet. Für die Erhebung ist er unverzichtbar, weil jede Tätigkeit im BPMN-2.0-Modell später einer Verantwortungsspur zugeordnet werden muss.
Die eigene Stelle verortet sich auf zwei Weisen. In der Prozesslandkarte gehört sie zu dem Prozess, an dem sie überwiegend arbeitet, in der Regel ein Kernprozess oder ein zugeordneter Unterstützungsprozess. Im GVP gehört sie zu einer Organisationseinheit mit Vorgangszuordnungen und Zeichnungsbefugnissen. Wer beide Verortungen kennt, kann im Erhebungsgespräch gezielt fragen, wo die Reise des Vorgangs beginnt, welche Stellen ihn berühren und wo er endet.
Häufige Verwechslungen
Prozesslandkarte und Geschäftsverteilungsplan sind nicht dasselbe. Die Landkarte zeigt, was die Behörde tut, der GVP zeigt, wer es tut. Wer beides vermischt, verliert entweder den Überblick oder die Zuständigkeit.
Ein Unterstützungsprozess ist nicht weniger wichtig, nur weniger sichtbar. Ohne Personal, Haushalt und IT läuft kein Kernprozess. Die Ebene sagt etwas über die Rolle, nicht über den Wert.
Merksatz
Prozesslandkarte zeigt, was die Behörde tut. Geschäftsverteilungsplan zeigt, wer es tut. Beide zusammen sind das Gerüst der Erhebung.
Verwaltungsbeispiel
Praxisfall: Bauantrag im vereinfachten Verfahren
In einer mittelgroßen Stadtverwaltung durchläuft ein Bauantrag im vereinfachten Verfahren mehrere Stellen. Auslöser ist der Eingang des Antrags im Bauordnungsamt. Der GVP ordnet den Vorgang der Sachbearbeitung im Sachgebiet Baugenehmigungen zu. Die Prozesslandkarte verortet den Vorgang im Kernprozess Baugenehmigung mit Teilprozessen Antragsaufnahme, fachliche Prüfung, Beteiligung, Bescheiderstellung und Nachbearbeitung. Je nach Fall wirken Bauaufsicht, untere Naturschutzbehörde, vorbeugender Brandschutz und Tiefbauamt mit. Der GVP regelt die Vertretung und die Zeichnung.
Kern-, Unterstützungs- oder Managementprozess?
Ordne jeden Prozess der richtigen Ebene zu. Du bekommst sofort eine Rückmeldung mit kurzer Begründung.
Eine Stelle in Landkarte und GVP verorten
Lies den Fall und verorte die Stelle entlang der vier Felder. Vergleiche erst danach mit der Musterlösung. Deine Eingaben bleiben nur in diesem Browser.
Fall: Sachbearbeitung Wohngeld im Sozialamt
Eine Sachbearbeiterin im Sozialamt bearbeitet Wohngeldanträge von der Aufnahme über die Einkommens- und Mietprüfung bis zum Bescheid und zur Auszahlung. Bei Rückfragen zur Wohnung wendet sie sich an das Bauamt. Die Sachgebietsleitung zeichnet die Bescheide ab.
Musterlösung anzeigen
| Prozessebene | Kernprozess, denn es ist eine direkte Verwaltungsleistung an Bürgerinnen und Bürger. |
|---|---|
| Kern- bzw. Teilprozess | Kernprozess „Wohngeld gewähren“ mit den Teilprozessen Antragsaufnahme, Einkommens- und Mietprüfung, Bescheiderstellung, Auszahlung. |
| Organisationseinheit (GVP) | Sozialamt, Sachgebiet Wohngeld. Vertretung innerhalb des Sachgebiets, Zeichnung durch die Sachgebietsleitung. |
| Beginn und Ende | Beginn mit dem Antragseingang, Ende mit Bescheid und Auszahlung. Die Rückfrage beim Bauamt ist eine Schnittstelle innerhalb des Ablaufs. |
Die Schnittstelle zum Bauamt ist leicht zu übersehen. Genau solche Übergaben an andere Stellen machen die GVP-Verortung für die spätere Erhebung wichtig.
Selbstcheck
Drei Fragen zum Mitdenken
- Welche deiner täglichen Tätigkeiten ordnest du einem Kernprozess zu, welche einem Unterstützungsprozess?
- Wer pflegt in deiner Behörde die Prozesslandkarte und wer den Geschäftsverteilungsplan?
- An welcher Stelle im GVP beginnt und endet ein konkreter Vorgang deines Arbeitsbereichs?
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