Übungsblock 2: Verzweigter Vorgang

Szenario

Ein eingetragener Verein aus deinem Amt beantragt beim Ordnungsamt ein Stadtteilfest im öffentlichen Raum. Geplant sind eine Straßensperrung über zwei Tage, eine mobile Bühne, ein Ausschank von Getränken sowie Verpflegungsstände. Der Antrag wird schriftlich eingereicht und enthält Lageplan, Sperrungsplan, Bühnenaufbau und Angaben zu erwarteten Besucherzahlen. Das Ordnungsamt sammelt die Unterlagen, prüft sie vor und beteiligt vier weitere Stellen: die Polizei für die verkehrsrechtliche Beurteilung, das Veterinäramt beziehungsweise die Lebensmittelüberwachung für den Ausschank, die Bauaufsicht für Aufbauten und Toiletten sowie den Brandschutz für die Bühne und die Zelte. Die Beteiligungen laufen parallel, jede Stelle gibt eine eigene Stellungnahme ab. Am Ende entscheidet das Ordnungsamt, ob die Veranstaltung ohne Auflagen, mit Auflagen oder als nicht durchführbar beschieden wird. Eine Ausnahme bildet der Fall, dass eine beteiligte Stelle nicht fristgerecht antwortet. Eine Schnittstelle bildet der Umstand, dass der Verein erfahrungsgemäß direkt bei der Polizei anruft und auf diese Weise einen Schattenprozess neben dem formellen Weg erzeugt.

Der Vorgang eignet sich für die Übung, weil er mehrere Beteiligte, parallele und exklusive Verzweigungen, mindestens eine Ausnahme durch Fristversäumnis und mindestens eine Schnittstelle durch das informelle Telefonat umfasst. Die Komplexität ist mittel: hoch genug, um die in Modul 1.4 eingeführten Gateway-Typen tatsächlich anzuwenden, niedrig genug, um in zwei bis drei Erhebungsgesprächen und einer Modellierungsstunde bearbeitbar zu bleiben.

Auftrag

Erhebe den Vorgang in deinem eigenen Amt, soweit ein vergleichbarer Antrag dort bearbeitet wird. Wenn dein Amt keine vergleichbare Veranstaltungsgenehmigung kennt, wähle einen anderen verzweigten Vorgang mit mehreren beteiligten Stellen, etwa eine Baugenehmigung mit Beteiligung mehrerer Ämter, eine Zuwendungsbearbeitung mit Antrag, Prüfung und Mittelabruf oder eine Auftragsvergabe mit Vergabestelle, Bedarfsstelle und Rechnungsprüfung. Wähle einen Vorgang mit mittlerer Komplexität. Die Lernziele und die Rubrik bleiben dieselben.

Führe mindestens zwei Erhebungsgespräche mit Personen aus unterschiedlichen Stellen, in der Regel eine Person aus der federführenden Sachbearbeitung und eine Person aus einer beteiligten Stelle. Decke alle fünf Themenfelder aus Modul 2.2 ab. Skizziere das BPMN-2.0-Modell in Textform mit mindestens einem parallelen Gateway, mindestens einem exklusiven Gateway, einer Ausnahme und einer Schnittstelle. Bereite die Übergabe an die Prozessmaschine so vor, dass Annahmen, offene Punkte und Quellen erkennbar bleiben.

Reiche die Übung zur Mentor-Spiegelung ein, sobald Modell und Begleitdokumentation vorliegen. Im Unterschied zu Übungsblock 1 greift der Mentor nur an wenigen Schlüsselstellen ein. Die Vorbereitung, die Gesprächsführung und die Verdichtung der Notizen liegen in deiner Verantwortung.

Mentor-Einsatzpunkte

Der Mentor greift an vier Stellen ein, jede mit Bezug zu einer Rubrik-Dimension aus bewertungsrubrik. Andere Stellen, an denen du früher Hinweise erhalten hast, bleiben in dieser Übung unbeaufsichtigt. Das Fading hat begonnen.

1. Vollständigkeit der fünf Themenfelder, am Ende der Erhebung. Der Mentor liest deine Notizen und prüft, ob Beteiligte und Engpässe tatsächlich abgedeckt sind oder ob sie nur gestreift wurden. Eine Hebelstelle ist die gezielte Nachfrage zu Schnittstellen, die im ersten Gespräch nur als Telefonate erwähnt wurden.
2. Modellqualität BPMN 2.0, nach deiner Skizze. Der Mentor prüft, ob das Modell regelkonform ist, also Start, Ende, Aktivitäten und mindestens je ein exklusives und ein paralleles Gateway enthält. Eine Hebelstelle ist die saubere Beschriftung der Gateway-Bedingungen, da an dieser Stelle die Lesbarkeit für Dritte entsteht.
3. Ausnahmen und Schnittstellen, nach der Modellanreicherung. Der Mentor prüft, ob Ausnahmen als alternative Pfade sichtbar sind und ob Schnittstellen als Nachrichtenflüsse oder eigene Pools erkennbar werden. Eine Hebelstelle ist die Benennung des Schattenprozesses, also des direkten Anrufs beim Beteiligten, der am förmlichen Weg vorbeiläuft.
4. kritischer KI-Umgang, wenn du die Prozessmaschine zur Anreicherung genutzt hast. Der Mentor liest deine Notiz, in der du Übernahmen und Korrekturen begründest. Eine Hebelstelle ist die prüfbare Aussage, dass du jede Übernahme aus der Maschine gegen die Originalaussage der befragten Person abgeglichen hast.

Liegt das solide Niveau in den vier genannten Dimensionen sichtbar vor, gibt der Mentor den Block frei. Andernfalls nennt er die nächstliegende Hebelstelle, ohne weitere Hinweise. Eine zweite Rückmeldung zur selben Stelle erfolgt nur, wenn du sie einforderst.

Erwartungsmodell

Das folgende BPMN-2.0-Modell zeigt den Regelfall des Stadtteilfests. Es ist in vier Abbildungen zerlegt, damit es auch auf schmalen Bildschirmen lesbar bleibt: der Pool des Vereins, das Ordnungsamt in zwei Abschnitten und die vier beteiligten Stellen. Sie ist kein Vorbild für die Benennung der Aufgaben, sondern für die Struktur des Modells. Pools, paralleles Gateway, exklusive Gateways, eine Ausnahme und eine Schnittstelle sind sichtbar.

Reflexion

Beantworte die folgenden Fragen schriftlich, mit einer halben bis einer Seite pro Frage.

1. Welche Stelle war im Erhebungsgespräch am ergiebigsten für die fünf Themenfelder, welche am schwierigsten? Woran lag der Unterschied?
2. An welcher Stelle im Modell hast du zwischen parallel und exklusiv entschieden? Begründe die Wahl an einer konkreten Verzweigung, die im Gespräch unklar war.
3. Welche Ausnahme oder Schnittstelle hast du im Gespräch zuerst übersehen, und wie bist du darauf aufmerksam geworden? Dokumentiere den Moment und die Frage, die den Hinweis gebracht hat.
4. Wo hat die Prozessmaschine einen Vorschlag gemacht, den du übernommen hast, und wo einen, den du verworfen hast? Begründe eine Übernahme und eine Ablehnung anhand der Originalaussage.
5. Welche Stelle im Modell ist dir noch nicht übergebefähig? Benenne die Annahme oder den offenen Punkt, die an dieser Stelle stehen, und die Quelle, aus der du sie schließen könntest.