Capstone & Übergabe

Das Capstone ist die eigenständige End-to-End-Erhebung am Ende der Ausbildung. Die Lernenden wählen einen realen Verwaltungsvorgang aus ihrem Arbeitsbereich, erheben ihn vollständig, modellieren ihn in BPMN 2.0, leiten eine Ist-Analyse mit KI- und Sprint-2-Potenzial ab, übergeben das Ergebnis an die Prozessmaschine und präsentieren es der Ausbildungsleitung. Dieses Modul fasst Auftrag, Phasen, Artefakte und Bewertungslogik zusammen, ordnet sie in die fünf Stufen ein und macht das abgeschlossene Fading sichtbar. Mit der Übergabe endet die Ausbildung. Was danach kommt, gehört zu Steuerung und Optimierung im Amt.

Lernziele

Nach Abschluss kannst du einen geeigneten Capstone-Vorgang auswählen und die Auswahl an Eignungskriterien begründen. Du führst die Erhebung in den fünf Phasen Vorbereitung, Durchführung, Modellierung, Ist-Analyse, Übergabe und Präsentation eigenverantwortlich durch und schätzt deine eigenen Artefakte anhand der neun Rubrik-Dimensionen selbst ein. Du erkennst, wann du den KI-Mentor auf Abruf holst und wann du die Verantwortung alleine trägst. Du übergibst das Ergebnis in einem Format, das die Prozessmaschine für Steuerung und Optimierung weiterverarbeiten kann.

Warum das zählt

Eine saubere Ist-Erhebung ist die Voraussetzung für jede spätere Digitalisierung, Reorganisation oder KI-Unterstützung. Das Capstone ist der einzige Prüfungsbestandteil, in dem die Lernenden das vollständige Erhebungshandwerk ohne didaktische Stütze zeigen. Was hier übergeben wird, entscheidet darüber, ob aus der Erhebung ein belastbares Modell für die Prozessmaschine wird oder ein liegengebliebenes Dokument. Wer das Capstone besteht, hat die Methodik verinnerlicht und kann sie in künftigen Vorgängen eigenständig anwenden.

Inhalt

Das Capstone verbindet die fünf Themenfelder Anlass, Kontext, Ablauf, Beteiligte und Engpässe mit der Modellierung und der dialogischen KI-Erhebung. Die Vorgehensweise folgt fünf verbindlichen Phasen.

Phase A Vorbereitung umfasst die Auswahl des Vorgangs und der Auskunftsperson, die Freigabe der Referatsleitung, die Information des Personalrats, die schriftliche Zwecknotiz mit Rechtsgrundlage, Dauer und Aufbewahrung, den Gesprächsleitfaden und die Terminvereinbarung. Ziel und Erfolgskriterium sind vor dem Gespräch schriftlich festgehalten.

Phase B Durchführung umfasst ein oder mehrere Gespräche, je nach Vorgang. Die fünf Themenfelder werden vollständig abgedeckt, Ausnahmen, Eskalationen und Schnittstellen werden aktiv erfragt. Notizen werden unmittelbar nach dem Gespräch geordnet und pseudonymisiert.

Phase C Modellierung überführt die geordneten Notizen in ein regelkonformes BPMN-2.0-Diagramm mit Pools, Lanes, Sequenzfluss, Gateways, Ereignissen, alternativen Pfaden und Schnittstellen. Das Modell wird gegen die Originalaussagen der Befragten abgeglichen, Übernahmen und Korrekturen sind erkennbar.

Phase D Ist-Analyse, KI- und Sprint-2-Potenzial benennt priorisierte Engpässe, schlägt konkrete KI-Einsatzpunkte vor und grenzt Bereiche ab, in denen KI keinen Mehrwert bringt. Sprint-2-Potenziale werden ergänzend ausgewiesen, also weitergehende Verbesserungen jenseits kurzfristiger KI-Unterstützung.

Phase E Übergabe und Präsentation bündelt die Übergabedokumentation im vereinbarten Standardformat, übergibt das BPMN-2.0-Modell an die Prozessmaschine und schließt mit einer Präsentation von zehn bis fünfzehn Minuten und einer Befragung durch die Ausbildungsleitung ab.

Das Fading ist abgeschlossen. Der KI-Mentor aus Stufe 3 ist beim Capstone abgemeldet. Er steht nur auf ausdrücklichen Abruf zur Verfügung, etwa für eine Klärungsfrage zur BPMN-2.0-Notation oder zur Strukturierung der Übergabe. In diesen Fällen gibt er Hinweise, er bewertet nicht. Die Verantwortung für Inhalt, Form und Übergabe liegt bei den Lernenden.

Sechs Artefakte werden abgegeben: Vorbereitungsnotiz, geordnete Gesprächsnotizen, BPMN-2.0-Modell, Ist-Analyse mit KI- und Sprint-2-Potenzial, Übergabedokumentation und Präsentation. Die Artefakte decken zusammen die neun Dimensionen der Bewertungsrubrik ab. Die Bewertung erfolgt durch die Ausbildungsleitung auf Grundlage der Artefakte, der Präsentation und der Befragung. Das Capstone ist bestanden, wenn jede der neun Mindestschwellen erreicht ist. Eine Wiederholung ist einmal möglich und prüft nur die verfehlten Dimensionen.

Verwaltungsbeispiel

Geeignet ist die Sachbearbeitung eines Wohngeldantrags in einer kommunalen Wohngeldbehörde. Der Vorgang hat einen klaren Anfang mit Antragstellung und ein klares Ende mit Bescheid und Auszahlung, drei bis sechs Beteiligte aus Antragsteller, Sachbearbeitung, Wohngeldbehörde, gegebenenfalls Finanzamt und gegebenenfalls Sozialamt, eine Schnittstelle zum Fachverfahren und eine Schnittstelle zur Aktenführung. Mindestens ein Engpass liegt in der manuellen Einkommensanrechnung nach §§ 21 bis 24 WoGG, die in einer Tabellenkalkulation außerhalb des Fachverfahrens geführt wird. Eine Ausnahme bildet der Härtefall nach § 27 WoGG, ein alternativer Pfad die Nachforderung bei späterer Einkommensänderung. Ein konkreter KI-Einsatzpunkt liegt in der Vorprüfung der eingereichten Einkommensnachweise, eine Stelle, die sich nicht für KI eignet, ist die abschließende Bescheidentscheidung, weil sie rechtliche Würdigung und Ermessen verlangt. Sprint-2-Potenzial liegt in der Anbindung der Tabellenkalkulation an das Fachverfahren und in der elektronischen Aktenführung.

Selbstcheck

Selbsteinschätzung

Prüfe deine Capstone-Artefakte anhand der folgenden Checkliste. Pro Dimension ist die Mindestschwelle grundlegend. Du bestehst das Capstone, wenn du jeden Punkt abhaken kannst.

• Vorbereitung: schriftliches Ziel und Erfolgskriterium, benannte Beteiligte mit Rolle, Termin und Raum, Eröffnungsfrage, schriftliche Vorinformation der Auskunftsperson mit Zweck, Dauer und Aufbewahrung.
• Gesprächsführung: offene und geschlossene Fragen im Wechsel, Paraphrase oder Verständnisfragen, ausgehaltene Pausen, kurze Zusammenfassung am Gesprächsende, angepasste Nachfragen bei neuen Aussagen.
• Vollständigkeit der fünf Themenfelder: Anlass, Kontext, Ablauf, Beteiligte und Engpässe jeweils nachvollziehbar dokumentiert, Lücken transparent begründet.
• Modellqualität BPMN 2.0: regelkonformes Diagramm mit Start, Ende, Aktivitäten, mindestens einem Pool, mindestens einem Gateway, lesbarer Sequenzfluss, kurze Leseanleitung.
• Ausnahmen und Schnittstellen: alternative Pfade im Modell sichtbar, Schnittstellen als Nachrichtenflüsse oder eigene Pools, Verantwortliche benannt.
• Kritischer KI-Umgang: KI-Vorschläge gegen Originalaussagen abgeglichen, Übernahmen und Korrekturen erkennbar, Verantwortung bleibt bei dir, Grenzen des Werkzeugs benannt.
• Ist-Analyse und KI-Potenzial: priorisierte Engpässe, mindestens ein konkreter KI-Einsatzpunkt mit Begründung, Schritte ohne KI-Mehrwert benannt, Sprint-2-Potenzial ausgewiesen.
• Dokumentation und Übergabe: Quellen, Version, Annahmen, offene Fragen, Glossar und Leseanleitung vorhanden, Übergabe im vereinbarten Standardformat, nach Monaten nachvollziehbar.
• Datenschutz und Neutralität: keine personenbezogenen Daten Dritter in ungeprüfter Form, Pseudonymisierung sichtbar, Zweck und Aufbewahrung benannt, wertende Sprache vermieden, eigene Rolle kurz reflektiert.