Die Auswahl an KI-Tools wächst täglich. Für die öffentliche Verwaltung sind jedoch nicht alle geeignet. Die kritischen Unterscheidungsmerkmale: Datenschutz, Transparenz, Server-Standort und Vertragsgestaltung.
Vor der Einführung eines neuen KI-Tools sollten Sie diese fünf Dimensionen prüfen:
Die Entscheidung, wo KI-Modelle laufen, ist für Behörden existenziell. Jede Variante hat Vor- und Nachteile:
Für sensitive Daten (personenbezogen, vertraulich): On-Premise oder gehostete EU-Cloud mit AVV. Für allgemeine Verwaltungstexte (Beschwerden, Alltagskorrespondenz): Cloud-Lösungen mit DSGVO-Garantie sind akzeptabel. Dokumentieren Sie die Entscheidung.
Bevor eine Behörde ein KI-Tool beschafft, sind fünf Fragen an den Anbieter zwingend zu stellen und schriftlich zu dokumentieren:
1. Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert? (EU-Server oder Drittstaatentransfer?)
2. Stellen Sie einen AVV gemäß Art. 28 DSGVO aus? (Ohne AVV: keine personenbezogenen Daten eingeben)
3. Wie lange werden meine Eingaben gespeichert? (Für Training, Logging, Support?)
4. Welche Subunternehmer verarbeiten die Daten? (Sub-AVV erforderlich)
5. Wie wird das Tool abgeschaltet und werden Daten gelöscht? (Exit-Strategie und Datenlöschung)
Kein Anbieter, der diese fünf Fragen nicht schriftlich beantwortet, ist für personenbezogene Daten in der öffentlichen Verwaltung geeignet. Die Antworten gehören in die Vergabeakte.
Ein Bezirksamt plant einen Chatbot für Bürgeranfragen. Die Entscheidung: Keine Cloud-KI mit personenbezogenen Daten, sondern ein self-hosted Modell (z.B. Mistral) mit vorgefilterten Antworten. Bei nicht-beantwortbaren Fragen: Weiterleitung an menschliche Sachbearbeiter. Ergebnis: 40% der Anfragen werden automatisch beantwortet, keine Daten verlassen das Haus.
Wie nutzen Sie KI in Ihrer Behörde zu diesem Thema? Teilen Sie Erfahrungen, stellen Sie Fragen — anonym oder mit E-Mail. Kommentare liegen auf eigenen Servern (DSGVO-konform).